RHEINCURRY / CATERING-GUIDE

CATERING-BUDGET PLANEN:
WELCHE KOSTEN WERDEN OFT VERGESSEN?

Du planst ein Event und möchtest das Catering-Budget realistisch kalkulieren? Dann kennst du wahrscheinlich diese Situation: Du hast einen Preis pro Person im Kopf, multiplizierst ihn mit der Gästezahl und denkst: „Okay, damit haben wir unser Catering-Budget.“ In der Praxis ist das oft nur die halbe Rechnung.

Denn beim Catering entstehen neben Speisen und Getränken je nach Veranstaltung weitere Kosten, die bei der ersten Planung schnell übersehen werden: Personal, Anfahrt, Equipment, Auf- und Abbau, Geschirr, zusätzliche Ausgabestationen oder auch längere Veranstaltungszeiten.

In diesem Guide zeigen wir dir, welche Kosten du von Anfang an berücksichtigen solltest, welche Positionen besonders häufig vergessen werden und wie du Angebote sinnvoll vergleichst.

Warum der Preis pro Person allein wenig über die tatsächlichen Catering-Kosten aussagt

„Was kostet Catering pro Person?“ Das ist eine völlig verständliche Frage. Sie ist nur leider nicht immer die richtige.

Nehmen wir zwei Angebote.

Caterer A verlangt 24 Euro pro Person.
Caterer B verlangt 29 Euro pro Person.

Auf den ersten Blick scheint Angebot A deutlich günstiger. Dann schaust du genauer hin. Bei Caterer A kommen noch hinzu:

Anfahrt
Personal
Geschirr
Reinigung
Auf- und Abbau
zusätzliche Stunden

Bei Caterer B sind einige dieser Leistungen bereits enthalten.

Plötzlich sieht der Vergleich ganz anders aus. Deshalb solltest du bei jedem Cateringangebot zwei Dinge auseinanderhalten:

Was kostet das Essen? Und Was kostet das komplette Catering? Das ist nicht dasselbe.

Welche Kosten gehören überhaupt zum Catering-Budget?

Ein realistisches Catering-Budget kann sich aus mehreren Bausteinen zusammensetzen. Dazu gehören je nach Veranstaltung:

Speisen
Getränke
Personal
Anfahrt
Logistik
Auf- und Abbau
Equipment
Geschirr und Besteck
Gläser
Mobiliar
zusätzliche Cateringstationen
Kühltechnik
Stromversorgung
Reinigung
Entsorgung
verlängerte Veranstaltungszeiten
Sonderwünsche
zusätzliche Portionen
eventuell benötigte Genehmigungen oder Locationkosten

Nicht jeder dieser Punkte fällt bei jedem Event an. Aber genau deshalb lohnt es sich, sie einmal bewusst durchzugehen.

DIE KOSTENTREIBER / 01—20

Personal wird häufig unterschätzt

Einer der größten Kostenblöcke nach den Lebensmitteln ist häufig das Personal. Denn gutes Catering besteht nicht nur daraus, Essen einzukaufen. Jemand muss vorbereiten, transportieren, aufbauen, kochen, ausgeben, auffüllen, reinigen und abbauen.

Je größer die Veranstaltung wird, desto wichtiger wird dieser Punkt.

Warum mehr Gäste nicht einfach nur mehr Essen bedeuten

Bei 50 Personen reicht möglicherweise ein kleineres Team. Bei 300 Personen brauchst du nicht nur sechsmal so viele Burger oder Salate. Du brauchst gegebenenfalls auch:

mehr Produktion
mehr Personal
zusätzliche Ausgabepunkte
mehr Vorbereitung
schnellere Abläufe

Deshalb steigen Cateringkosten nicht immer exakt proportional zur Gästezahl. Die Logistik verändert sich ebenfalls.

Anfahrt und Logistik

Ein weiterer Klassiker: Das Essen kostet X Euro pro Person. Die Anfahrt kommt aber zusätzlich. Das ist grundsätzlich völlig normal. Ein Caterer muss schließlich nicht nur Personen zur Location bringen. Je nach Konzept müssen auch transportiert werden:

Lebensmittel
Getränke
Kochtechnik
Kühltechnik
Geschirr
Tische
Buffetmaterial
Dekoration
Foodtruck
weiteres Equipment

Bei einer einfachen Veranstaltung wenige Kilometer entfernt ist das etwas anderes als bei einem Event auf einer abgelegenen Location. Deshalb solltest du bei Angeboten immer prüfen: Ist die Anfahrt enthalten? Wenn nicht: Wie wird sie berechnet?

Aufbau und Abbau

Ein Event beginnt für den Caterer deutlich früher als für deine Gäste. Wenn um 18 Uhr das Essen startet, kann das Team je nach Veranstaltung schon Stunden vorher vor Ort sein.

Buffetstationen müssen aufgebaut werden.
Technik muss angeschlossen werden.
Arbeitsbereiche werden vorbereitet.
Lebensmittel müssen richtig gelagert werden.
Nach dem Event passiert das Ganze noch einmal in umgekehrter Reihenfolge.

Wenn Auf- und Abbau separat berechnet werden, kann das bei größeren Veranstaltungen einen relevanten Kostenblock darstellen.

Geschirr, Besteck und Gläser

Klingt banal. Wird aber erstaunlich häufig vergessen. Du solltest früh entscheiden: Wie sollen die Gäste essen?

Gibt es:

Porzellangeschirr?
Mehrweggeschirr?
Einweggeschirr?
klassisches Besteck?
Servietten?
Gläser?
Becher?

Bei einem lockeren Streetfood-Event ist die Lösung häufig einfacher als bei einer Hochzeit oder einem Gala-Dinner. Aber auch einfache Lösungen kosten Geld. Dazu kommt: Geschirr muss nicht nur bereitgestellt werden. Es muss häufig auch transportiert, eingesammelt, gespült und erneut verpackt werden.

Servicepersonal

Nicht jede Veranstaltung benötigt Servicepersonal.Aber wenn du möchtest, dass Mitarbeiter:

Getränke servieren
Tische abräumen
Geschirr einsammeln
Gäste betreuen
Buffetbereiche überwachen

dann muss das eingeplant werden. Gerade bei Hochzeiten oder hochwertigeren Firmenveranstaltungen kann dieser Punkt schnell einen größeren Anteil des Budgets ausmachen. Bei einem lockeren Foodtruck-Event ist der Servicebedarf dagegen häufig geringer.

Und genau deshalb können unterschiedliche Cateringkonzepte trotz ähnlicher Speisenpreise am Ende völlig unterschiedliche Gesamtkosten haben.

Getränke

Essen geplant. Getränke vergessen. Passiert häufiger als man denkt. Dabei können Getränke je nach Veranstaltung einen erheblichen Teil des Budgets ausmachen.

Vor allem dann, wenn angeboten werden:

Softdrinks
Kaffee
Wein
Bier
Cocktails
Longdrinks
Spirituosen

Du solltest deshalb früh klären: Übernimmt der Caterer die Getränke? Stellt die Location die Getränke? Oder organisiert ihr sie selbst? Auch die Abrechnung ist wichtig. Mögliche Modelle sind beispielsweise:

Pauschale pro Person
Abrechnung nach Verbrauch
Mindestabnahme
Flaschenpreise

Je nach Gästeverhalten können sich diese Modelle deutlich unterscheiden.

Kühlung und Technik

Lebensmittel müssen teilweise über Stunden sicher gekühlt werden. Warme Speisen müssen entsprechend produziert oder warmgehalten werden. Je nach Veranstaltungsort kann zusätzliche Technik notwendig sein. Dazu können gehören Kühlschränke, Kühlanhänger, Warmhaltesysteme, Grills, Fritteusen, Kochplatten, zusätzliche Stromverteiler, Verlängerungen und Beleuchtung.

Vor allem ungewöhnliche Locations sind hier interessant. Eine moderne Eventlocation verfügt vielleicht über perfekte Infrastruktur. Eine Wiese, Scheune oder Industriehalle möglicherweise nicht. Und plötzlich wird Technik benötigt, über die vorher niemand gesprochen hat.

Strom

Das betrifft besonders Foodtrucks und Live-Cooking-Konzepte. Nicht jede normale Steckdose reicht automatisch aus. Abhängig von der verwendeten Technik kann eine bestimmte Stromversorgung notwendig sein. Deshalb sollte vor der Veranstaltung geklärt werden:

welche Anschlüsse vorhanden sind
wo sie sich befinden
welche Leistung verfügbar ist
ob zusätzliche Stromversorgung notwendig ist

Falls vor Ort nicht ausreichend Strom vorhanden ist, kann eventuell zusätzliche Technik erforderlich werden. Auch das sollte ins Budget.

Wasser

Auch Wasser ist bei Cateringveranstaltungen nicht selbstverständlich. Gerade bei Outdoor-Locations oder temporären Veranstaltungsflächen kann das Thema relevant werden. Abhängig vom Cateringkonzept muss geklärt sein:

Gibt es einen Wasseranschluss?
Wie weit ist er entfernt?
Wird Frischwasser benötigt?
Wie wird Abwasser behandelt?

Je ungewöhnlicher die Location, desto wichtiger werden solche Fragen.

Zusätzliche Ausgabestationen

Dieser Punkt wird besonders bei größeren Veranstaltungen wichtig. Stell dir vor du hast 500 Gäste. Essen gibt es nur an einer Station. Rein rechnerisch reicht die Menge. Organisatorisch kann das trotzdem nicht funktionieren. Denn wenn alle Gäste gleichzeitig essen möchten, brauchst du möglicherweise:

weitere Ausgabepunkte
zusätzliche Buffets
mehr Personal
zusätzliche Technik

Das kostet mehr. Kann aber genau der Unterschied zwischen einem entspannten Event und einer riesigen Warteschlange sein.

Verlängerte Veranstaltungszeiten

Die ursprüngliche Planung: Catering von 18 bis 21 Uhr. Dann läuft die Feier richtig gut. Und um 21 Uhr will eigentlich noch niemand aufhören. Wenn Personal, Foodtruck oder Service länger bleiben sollen, können zusätzliche Stunden berechnet werden. Das ist sinnvoll und fair. Aber du solltest vorher wissen, was passiert, wenn sich der Zeitplan verschiebt.

Frag deshalb:

Was kostet eine Verlängerungsstunde? und
Wie spontan kann verlängert werden?

Gerade bei Hochzeiten und Abendveranstaltungen ist das wichtig.

Zusätzliche Portionen und Sicherheitsreserve

100 Gäste. Also bestellst du 100 Portionen. Klingt logisch. Ist aber nicht in jedem Fall sinnvoll. Je nach Veranstaltung kann eine kleine Reserve sinnvoll sein. Zum Beispiel wenn:

die finale Gästezahl unsicher ist
spontan weitere Personen kommen
Dienstleister mitessen
einzelne Gäste mehr als eine Portion nehmen
das Event deutlich länger dauert

Auf der anderen Seite sollte auch nicht völlig überdimensioniert bestellt werden. Denn unnötig große Reserven erhöhen Kosten und Lebensmittelverschwendung. Ein erfahrener Caterer kann hier helfen, realistisch zu planen.

Dienstleister werden oft vergessen

Bei Hochzeiten besonders häufig. Fotograf, DJ, Band, Videograf, Wedding Planner, Techniker, Security. Je nach Veranstaltung arbeiten diese Menschen viele Stunden vor Ort.

Oft müssen sie ebenfalls essen. Wenn bei der Gästezahl nur die eingeladenen Gäste berücksichtigt werden, fehlen plötzlich mehrere Portionen. Bei Firmenveranstaltungen kann dasselbe passieren.

Dort gibt es vielleicht:

Veranstaltungstechnik
Moderation
Künstler
Security
externe Mitarbeiter

Diese Personen gehören eventuell ebenfalls in die Cateringplanung.

Vegetarische, vegane und spezielle Ernährungswünsche

Vegetarische und vegane Gerichte müssen nicht automatisch teurer sein. Aber sie müssen geplant werden. Dasselbe gilt für besondere Anforderungen. Zum Beispiel glutenfrei, laktosefrei, bestimmte Allergien oder religiöse Ernährungsanforderungen. Je komplexer und individueller das Menü wird, desto mehr Aufwand kann entstehen. Deshalb solltest du solche Informationen möglichst früh sammeln.

Sonderwünsche

„Können wir noch schnell …“ - Dieser Satz kann kurz vor einem Event teuer werden. Natürlich sind individuelle Wünsche ein wichtiger Teil guter Eventplanung. Aber zusätzliche Leistungen haben häufig Auswirkungen auf:

Einkauf
Personal
Logistik
Vorbereitung
Technik

Deshalb: Wenn du Sonderwünsche hast, sprich sie möglichst früh an. Dann lassen sie sich sauber kalkulieren.

Mobiliar

Der Caterer bringt das Essen. Aber wer bringt die Tische? Das ist nicht immer automatisch Teil des Caterings. Je nach Veranstaltung können erforderlich sein:

Buffet-Tische
Stehtische
Sitzgelegenheiten
Bartische
Arbeitsflächen
Servicestationen

Kläre deshalb früh, was bereits an der Location vorhanden ist.

Tischwäsche und Dekoration

Gerade bei Hochzeiten oder hochwertigen Firmenveranstaltungen kann auch das relevant sein. Zum Beispiel:

Tischdecken
Servietten
Buffetdekoration
Menütafeln
Beschilderung

Kleine Einzelpositionen wirken zunächst harmlos. In Summe können sie das Budget aber spürbar verändern.

Reinigung und Müllentsorgung

Nach einer Veranstaltung entsteht Müll: Verpackungen, Servietten, Essensreste, Leergut. Je nach Location muss außerdem gereinigt werden. Die entscheidende Frage: Wer kümmert sich darum? Caterer? Location? Veranstalter? Externe Reinigung? Wenn diese Leistungen nicht enthalten sind, können zusätzliche Kosten entstehen.

Locationgebühren für externe Caterer

Ein besonders wichtiger Punkt bei gemieteten Eventlocations. Manche Locations arbeiten ausschließlich mit bestimmten Cateringpartnern. Andere erlauben externe Caterer, verlangen dafür aber möglicherweise zusätzliche Gebühren. Deshalb solltest du vor der Buchung eines Caterers unbedingt prüfen:

Dürfen externe Caterer überhaupt auf die Location? und
Entstehen dafür zusätzliche Kosten?

Sonst kann ein vermeintlich günstiger externer Caterer plötzlich deutlich teurer werden.

Mindestumsatz oder Mindestbestellwert

Viele Caterer kalkulieren mit Mindestumsätzen. Das ist besonders bei kleineren Events relevant. Warum? Weil bestimmte Kosten unabhängig davon entstehen, ob 30 oder 80 Personen kommen. Zum Beispiel Personal, Anfahrt, Vorbereitung, Fahrzeug, Aufbau, Reinigung.

Deshalb kann der Preis pro Person bei sehr kleinen Veranstaltungen höher ausfallen. Wenn du ein kleines Event planst, solltest du den Mindestumsatz früh erfragen.

Das größte Missverständnis beim Catering-Budget

Das größte Missverständnis lautet: „Wir haben 100 Gäste und 30 Euro Budget pro Person. Also haben wir 3.000 Euro für Catering.“

Vielleicht. Vielleicht aber auch nicht. Denn die wichtigere Frage lautet: Was soll in diesen 30 Euro enthalten sein? Nur Essen? Essen und Getränke? Personal? Geschirr? Anfahrt? Aufbau? Service? Genau hier entstehen später Budgetüberschreitungen.

So planst du dein Catering-Budget richtig

Wir empfehlen, das Budget nicht direkt mit einem Preis pro Person zu beginnen. Geh lieber in mehreren Schritten vor.

Schritt 1: Gesamtbudget festlegen

Wie viel darf das Catering insgesamt kosten? Zum Beispiel: 5.000 Euro Gesamtbudget. Das ist zunächst hilfreicher als: „Wir möchten maximal 25 Euro pro Person zahlen.“ Denn aus dem Gesamtbudget kann anschließend ein realistisches Konzept entwickelt werden.

Schritt 2: Gästezahl realistisch einschätzen

Plane nicht nur mit der maximalen Einladungszahl. Überlege:

Wie viele Personen kommen tatsächlich?
Gibt es Kinder?
Dienstleister?
Mitarbeiter?
Begleitpersonen?

Schritt 3: Prioritäten festlegen

Was ist euch wichtig? Zum Beispiel:

Priorität 1: gutes Essen.
Priorität 2: kurze Wartezeiten.
Priorität 3: lockere Atmosphäre.
Priorität 4: große Auswahl.

Wenn das Budget begrenzt ist, helfen klare Prioritäten enorm.

Schritt 4: Cateringkonzept wählen

Jetzt kannst du überlegen:

Foodtruck
Buffet
BBQ
Fingerfood
gesetztes Menü
Kombination

Das passende Konzept hat großen Einfluss auf die Kostenstruktur.

Schritt 5: Nebenkosten abfragen

Frag ausdrücklich nach:

Personal
Anfahrt
Aufbau
Abbau
Equipment
Geschirr
Reinigung
Zusatzstunden

Dann weißt du, worüber du tatsächlich sprichst.

RECHENBEISPIEL

Beispiel: Catering-Budget für 100 Personen

Nehmen wir eine fiktive Firmenfeier. 100 Gäste. Geplant ist ein lockeres Abendessen.

Du kalkulierst zunächst: 100 Personen × 30 Euro = 3.000 Euro

Dann kommen möglicherweise weitere Punkte dazu: Personal, Anfahrt, Equipment, Zusätzliche Ausgabe, Getränke.

Plötzlich liegt das Gesamtbudget deutlich höher. Das Problem ist nicht, dass diese Kosten entstehen. Das Problem entsteht nur, wenn du sie vorher nicht eingeplant hast. Deshalb sollte der Caterer möglichst früh wissen, welches Gesamtbudget zur Verfügung steht. Dann kann ein Konzept entwickelt werden, das dazu passt.

Soll man dem Caterer sein Budget nennen?

Ja! Wir wissen, dass viele Kunden damit zögern. Die Sorge: „Wenn ich mein Budget sage, wird das Angebot automatisch genauso teuer.“ Ein guter Caterer arbeitet anders.

Wenn du sagst: „Wir haben für 150 Personen ungefähr 6.000 Euro Budget.“ dann kann direkt geprüft werden, was innerhalb dieses Rahmens sinnvoll machbar ist.

Vielleicht funktioniert: Foodtruck plus zwei Gerichte.

Vielleicht funktioniert: BBQ-Buffet mit reduzierter Auswahl.

Vielleicht ist ein umfangreiches Full-Service-Konzept nicht realistisch.

Aber genau das möchtest du doch möglichst früh wissen. Ein Budget ist keine Einladung, es zwingend komplett auszugeben. Es ist eine Planungsgrundlage.

Wo kann man beim Catering sinnvoll sparen?

Nicht überall solltest du sparen. Aber einige Stellschrauben haben großen Einfluss.

Menü reduzieren

Drei starke Hauptgerichte sind oft besser als acht durchschnittliche. Weniger Varianten bedeuten häufig einfachere Logistik, schnellere Ausgabe, weniger Warenbestand und weniger Vorbereitung.

Ausgabe vereinfachen

Selbstbedienung oder Foodtruck können je nach Event weniger Servicepersonal benötigen als ein klassischer Tischservice.

Gästezahl sauber planen

Zu viele Sicherheitsportionen kosten Geld. Zu wenige Portionen sorgen für Probleme. Eine realistische Planung ist deshalb wichtig.

Vorhandene Infrastruktur nutzen

Wenn die Location bereits Tische, Strom, Wasser oder Geschirr bietet, müssen diese Dinge nicht zusätzlich organisiert werden.

Leistungen bündeln

Ein Anbieter, der mehrere Teile übernimmt, kann organisatorisch einfacher und teilweise wirtschaftlicher sein als viele einzelne Dienstleister.

Wo sollte man nicht sparen?

Es gibt Bereiche, bei denen „günstiger“ schnell teuer werden kann.

Zu wenig Personal

Wenn 250 Personen essen sollen, bringt es wenig, an einem zusätzlichen Mitarbeiter zu sparen und dafür die Wartezeit massiv zu erhöhen.

Zu kleine Ausgabekapazität

Das Essen kann fantastisch sein. Wenn Gäste 45 Minuten anstehen, bleibt trotzdem ein schlechter Eindruck.

Lebensmittelqualität

Gerade bei einfachen Gerichten merkt man gute oder schlechte Zutaten besonders schnell. Ein Burger besteht vielleicht nur aus wenigen Komponenten. Dann müssen genau diese Komponenten gut sein.

Planung

Gute Eventplanung verhindert viele Probleme, die später deutlich teurer werden.

DER SICHERHEITSPUFFER

Wie viel Puffer sollte man für das Catering-Budget einplanen?

Ein kleiner Budgetpuffer ist grundsätzlich sinnvoll. Denn auch bei guter Planung können sich Dinge verändern. Zum Beispiel:

mehr Gäste
längere Eventdauer
zusätzliche Wünsche
technische Anforderungen
Änderungen an der Location

Wie hoch dieser Puffer sein sollte, hängt von der Veranstaltung ab. Wichtiger als eine fixe Prozentzahl ist: Plane nicht bis auf den letzten Euro.

Wenn dein maximales Cateringbudget 5.000 Euro beträgt, sollte das ursprüngliche Konzept nicht zwingend exakt 5.000 Euro kosten. Etwas Spielraum macht spätere Änderungen deutlich entspannter.

ANGEBOTE VERGLEICHEN

Catering-Angebote richtig vergleichen

Zwei Angebote können komplett unterschiedlich aufgebaut sein.

Deshalb empfehlen wir: Vergleiche nicht Zeile für Zeile. Vergleiche das Gesamtergebnis.

Frag dich:

Was bekomme ich?
Wie viel Arbeit bleibt bei mir?
Was übernimmt der Caterer?
Welche zusätzlichen Kosten sind wahrscheinlich?
Wie gut passt das Konzept zu meinem Event?
Und vor allem: Funktioniert das Catering bei meiner Gästezahl?

Ein Angebot ist nicht automatisch gut, weil es am günstigsten ist. Es ist gut, wenn Leistung, Qualität, Ablauf und Budget zusammenpassen.

Foodtruck, BBQ oder Buffet: Was ist budgetfreundlicher?

Darauf gibt es keine allgemeingültige Antwort. Ein Foodtruck kann bei manchen Veranstaltungen sehr effizient sein. Ein Buffet kann bei großen Gästezahlen sinnvoller sein. Ein BBQ kann etwas dazwischen liegen.

Entscheidend sind:

Gästezahl
Menü
Ausgabezeit
Location
Personalbedarf
gewünschter Service

Deshalb sollte das Cateringkonzept nicht ausschließlich nach dem vermeintlich günstigsten Preis pro Person gewählt werden.

FEHLER VERMEIDEN

Die häufigsten Budgetfehler auf einen Blick

Wenn wir Cateringbudgets betrachten, tauchen bestimmte Fehler immer wieder auf.

Nur mit dem Essenspreis rechnen.
Anfahrt vergessen.
Personal nicht berücksichtigen.
Getränke separat vergessen.
Geschirr und Besteck übersehen.
Zusätzliche Stunden nicht einplanen.
Zu wenig Ausgabekapazität kalkulieren.
Dienstleister bei der Gästezahl vergessen.
Keine Reserve einplanen.
Sonderwünsche erst kurz vor dem Event kommunizieren.
Locationkosten für externe Caterer übersehen.

Viele dieser Probleme lassen sich vermeiden, wenn das Budget von Anfang an als Gesamtpaket betrachtet wird.

Unsere Empfehlung: Sprich über das Gesamtbudget

Wenn du bei RheinCurry anfragst, kannst du uns ruhig sagen, welchen Budgetrahmen du dir vorgestellt hast. Das hilft uns. Denn dann können wir direkt einschätzen: Was passt? Was ist realistisch? Wo können wir sinnvoll vereinfachen? Und wo sollten wir lieber nicht sparen? Unser Ziel ist nicht, ein möglichst großes Cateringpaket zu verkaufen. Unser Ziel ist ein Konzept, das zu deinem Event funktioniert. Denn ein Catering ist nur dann wirklich gut, wenn drei Dinge zusammenpassen: Qualität. Ablauf. Budget.

Fazit: Das beste Catering-Budget ist das, bei dem es keine Überraschungen gibt

Beim Catering werden oft nicht die großen Kosten vergessen. Es sind die vielen kleinen Positionen: Anfahrt, Personal, Geschirr, Technik, Aufbau, Zusatzstunden, Service.

Einzeln wirken sie überschaubar. Zusammen können sie einen deutlichen Unterschied machen. Deshalb solltest du nicht ausschließlich in einem Preis pro Person denken. Plane das Catering als Gesamtleistung. Frag nach, was enthalten ist. Definiere dein Gesamtbudget. Und sprich früh mit dem Caterer darüber. Dann lässt sich ein Konzept entwickeln, das nicht nur auf dem Papier gut aussieht. Sondern auch am Veranstaltungstag funktioniert.

Du planst ein Event und möchtest dein Catering-Budget realistisch einschätzen?

Dann schick uns einfach die wichtigsten Eckdaten:

Datum + Location + Gästezahl + gewünschtes Catering + ungefährer Budgetrahmen.

Wir schauen gemeinsam, welches Konzept sinnvoll umsetzbar ist.

Ob Foodtruck, BBQ, Streetfood oder eine Kombination verschiedener Cateringelemente.

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RheinCurry – Foodtruck & Catering aus Düsseldorf für Events in ganz NRW.

GUT ZU WISSEN

HÄUFIGE FRAGEN ZUM CATERING-BUDGET

Wie viel Budget sollte man für Catering einplanen?

Das hängt stark von Veranstaltung, Gästezahl, Menü, Service, Location und gewünschten Leistungen ab. Ein pauschaler Preis pro Person reicht für eine realistische Budgetplanung deshalb häufig nicht aus.

Welche Catering-Kosten werden am häufigsten vergessen?

Besonders häufig werden Personal, Anfahrt, Auf- und Abbau, Geschirr, Getränke, Equipment, zusätzliche Veranstaltungsstunden und Reinigung übersehen.

Sollte ich meinem Caterer mein Budget nennen?

Ja. Ein realistischer Budgetrahmen hilft dem Caterer dabei, ein passendes Konzept zu entwickeln und früh zu erkennen, welche Leistungen innerhalb des Budgets sinnvoll umsetzbar sind.

Wie kann man beim Catering Geld sparen?

Häufig lässt sich durch ein fokussiertes Menü, eine effiziente Ausgabe, vorhandene Infrastruktur und eine realistische Gästeplanung sparen. Wichtig ist, nicht an Punkten zu sparen, die später den Ablauf oder die Qualität beeinträchtigen.

Was ist im Catering-Preis pro Person normalerweise enthalten?

Das unterscheidet sich von Anbieter zu Anbieter. Deshalb sollte immer konkret gefragt werden, ob beispielsweise Personal, Anfahrt, Geschirr, Aufbau, Abbau und weitere Leistungen bereits enthalten sind.

Warum kostet Catering für kleine Veranstaltungen manchmal mehr pro Person?

Bestimmte Kosten wie Anfahrt, Personal, Vorbereitung und Aufbau entstehen unabhängig von der Gästezahl. Deshalb kann der Preis pro Person bei kleinen Veranstaltungen höher liegen.

Brauche ich einen Budgetpuffer für mein Catering?

Ein kleiner Puffer ist sinnvoll, weil sich Gästezahlen, Veranstaltungsdauer oder zusätzliche Wünsche noch verändern können.

Sind Getränke normalerweise im Cateringpreis enthalten?

Nicht zwingend. Getränke können separat angeboten, pauschal berechnet oder nach tatsächlichem Verbrauch abgerechnet werden. Das sollte vor der Buchung geklärt werden.

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GUTES ESSEN. KLARE KOSTEN. DEIN EVENT.

Du planst ein Event und möchtest dein Catering-Budget realistisch einschätzen? Schick uns Datum, Location, Gästezahl, gewünschtes Catering und deinen ungefähren Budgetrahmen. Wir schauen gemeinsam, welches Konzept sinnvoll umsetzbar ist.

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