Ein Foodtruck für eure Firmenfeier: Kosten, Ablauf & Planung

Warum einen Foodtruck für die Firmenfeier buchen?

Ein Foodtruck ist nicht einfach nur eine andere Form des Caterings. Er verändert die Atmosphäre.

Statt Warmhaltebehältern und klassischem Buffet wird direkt vor den Gästen gebraten, frittiert und angerichtet. Der Duft vom Grill gehört genauso dazu wie das Zischen auf der heißen Platte. Und genau das funktioniert bei Firmenfeiern besonders gut.

Die Kollegen holen sich ihr Essen am Truck, stehen zusammen, kommen ins Gespräch und verteilen sich anschließend wieder über die Veranstaltung. Dadurch entsteht automatisch eine ungezwungene Atmosphäre.

Besonders gut passt ein Foodtruck deshalb zu:

• Sommerfesten
• Mitarbeiterfesten
• Firmenjubiläen
• Team-Events
• Weihnachtsfeiern
• After-Work-Veranstaltungen
• Standorteröffnungen
• Kundenveranstaltungen

Ob 50, 150 oder mehrere hundert Gäste: Die entscheidende Frage ist weniger, ob ein Foodtruck funktioniert, sondern wie das Catering für eure Gästezahl organisiert wird.

Und genau da beginnt gute Planung.

Was kostet ein Foodtruck für eine Firmenfeier?

Das ist verständlicherweise eine der ersten Fragen, die wir bekommen. Eine seriöse Pauschalantwort gibt es darauf allerdings nicht. Die Kosten für einen Foodtruck auf einer Firmenfeier hängen vor allem von diesen Faktoren ab:

Gästezahl: Wie viele Personen sollen satt werden?

Menü: Gibt es beispielsweise Burger, Currywurst und Pommes oder ein umfangreicheres Catering?

Ausgabezeit: Müssen 200 Mitarbeiter möglichst gleichzeitig essen oder verteilt sich die Ausgabe über mehrere Stunden?

Personal: Wie viele Mitarbeiter werden für Vorbereitung, Zubereitung und Ausgabe benötigt?

Location: Wo findet die Veranstaltung statt und welcher logistische Aufwand entsteht?

Zusätzliche Leistungen: Werden beispielsweise weitere Ausgabestationen, ein BBQ-Buffet oder zusätzliches Servicepersonal benötigt?

Deshalb kalkulieren wir Firmenveranstaltungen individuell.

Das hat einen einfachen Grund: Eine Firmenfeier mit 80 Gästen, die über zwei Stunden entspannt essen, stellt völlig andere Anforderungen als ein Unternehmensfest mit 400 Mitarbeitern, bei dem um 12:30 Uhr gleichzeitig die Mittagspause beginnt.

Beide Veranstaltungen haben vielleicht einen Foodtruck. Cateringtechnisch sind es trotzdem zwei komplett unterschiedliche Events.

Was kostet ein Foodtruck pro Person?

Auch ein Preis pro Person ist nur sinnvoll, wenn klar ist, was darin enthalten ist.

Ein scheinbar günstiges Angebot kann beispielsweise ausschließlich die Speisen beinhalten. Bei einem anderen Angebot sind Anfahrt, Personal, Aufbau, Ausgabe und weitere Leistungen bereits einkalkuliert. Wenn du Angebote vergleichst, solltest du deshalb nicht nur auf die Zahl unter dem Strich schauen.

Frag konkret: Was ist im Angebot enthalten?

Und mindestens genauso wichtig: Ist das Cateringkonzept für unsere Gästezahl ausgelegt?

Denn ein günstiger Burger hilft wenig, wenn ein Teil der Belegschaft 45 Minuten darauf wartet.

Foodtruck für 50, 100, 200 oder 500 Personen: Geht das?

Grundsätzlich ja. Mit steigender Gästezahl verändert sich allerdings die Planung.

Bei 50 Personen ist die Situation meist relativ entspannt. Die Gäste kommen zum Truck, bestellen ihr Essen und verteilen sich anschließend wieder auf der Veranstaltung.

Bei 100 oder 150 Gästen wird bereits wichtiger, wann die Gäste essen möchten und welche Gerichte angeboten werden. Und bei mehreren hundert Personen wird die Ausgabegeschwindigkeit zu einem der wichtigsten Faktoren des gesamten Caterings.

Nehmen wir ein typisches Beispiel:

Du organisierst ein Sommerfest für 300 Mitarbeiter und das Essen soll um 18 Uhr beginnen. Wenn jetzt alle 300 Personen gleichzeitig zum Foodtruck laufen und jedes Gericht individuell zusammengestellt werden muss, entsteht zwangsläufig eine Schlange. Das lässt sich aber planen.

Je nach Veranstaltung können wir beispielsweise:

• das Menü für eine schnelle Ausgabe optimieren,
• Produktionsabläufe vorbereiten,
• zusätzliche Ausgabepunkte einplanen,
• Foodtruck und Buffet miteinander kombinieren oder
• die Essensausgabe sinnvoll entzerren.

Deshalb fragen wir bei größeren Veranstaltungen nicht nur: „Wie viele Gäste kommen?“ Sondern auch: „Wie sollen diese Gäste essen?“

Dieser Unterschied ist entscheidend.

Wie viele Gerichte sollte man auf einer Firmenfeier anbieten?

Hier gilt überraschend oft: Weniger Auswahl bedeutet besseres Catering.

Natürlich klingt es zunächst attraktiv, jedem Gast zehn verschiedene Gerichte anzubieten.

In der Praxis sorgt eine riesige Karte bei einem Firmenevent aber häufig für langsamere Abläufe, kompliziertere Vorbereitung und längere Wartezeiten.

Gerade bei größeren Veranstaltungen ist ein bewusst zusammengestelltes Menü meistens die bessere Lösung.

Bei unserem Foodtruck können beispielsweise Smashed Burger, Currywurst, Loaded Fries und Pommes kombiniert werden. Vegetarische beziehungsweise vegane Alternativen lassen sich ebenfalls einfach einplanen.

Welche Auswahl sinnvoll ist, hängt wiederum von Gästezahl und Veranstaltung ab.

Für 60 Gäste kann ein breiteres Angebot problemlos funktionieren. Bei 500 Gästen würden wir das Menü stärker auf Geschwindigkeit und effiziente Ausgabe ausrichten. Das bedeutet nicht weniger Qualität - im Gegenteil: Ein gutes Eventmenü ist so zusammengestellt, dass die Gerichte auch bei hoher Nachfrage frisch und konstant gut beim Gast ankommen.

So läuft ein Foodtruck-Catering für eine Firmenfeier ab

Wenn du zum ersten Mal einen Foodtruck für ein Unternehmen buchst, fragst du dich wahrscheinlich, was organisatorisch auf dich zukommt. Im Idealfall: relativ wenig.

• 1. Du schickst uns die Eckdaten

Für eine erste Einschätzung brauchen wir vor allem:

• Datum
• Veranstaltungsort
• ungefähre Gästezahl
• gewünschte Essenszeit
• Art der Firmenfeier
• grobe Vorstellung vom Catering

Wenn noch nicht jedes Detail feststeht, ist das kein Problem. Gerade bei Firmenveranstaltungen verändert sich die Teilnehmerzahl häufig noch.

• 2. Wir planen das passende Catering

Anschließend schauen wir uns an, welches Konzept zu eurem Event passt. Dabei geht es nicht nur darum, welche Gerichte ihr möchtet. Wir berücksichtigen auch:

• Wie viele Gäste kommen?
• Wann möchten sie essen?
• Wie sieht die Location aus?
• Wo kann der Foodtruck stehen?
• Welche Infrastruktur gibt es?
• Wie schnell muss die Ausgabe funktionieren?
• Gibt es vegetarische oder vegane Wünsche?
• Sind Allergien oder Unverträglichkeiten bekannt?

Aus diesen Informationen entsteht das Cateringkonzept und darauf basierend euer Angebot.

• 3. Wir kommen zu euch

Am Veranstaltungstag fahren wir mit dem Foodtruck zur vereinbarten Location und beginnen rechtzeitig mit Aufbau und Vorbereitung. Das kann beispielsweise euer Firmengelände, ein Innenhof oder eine externe Eventlocation sein. Wichtig ist vor allem, dass wir den Standort vorher kennen und wissen, welche Bedingungen uns dort erwarten. Sollten wir mit dem Foodtruck nicht zu eurer Location kommen können, haben wir noch eine Alternative: Unser Pavillon mit unserer Feuertonne. Ein echter Hingucker in kleinerer Ausführung als der Foodtruck aber genauso lecker!

• 4. Das Essen wird frisch vor Ort zubereitet

Jetzt kommt der Teil, den eure Gäste mitbekommen sollen. Die Burger landen auf der heißen Platte, die Pommes werden frisch frittiert und die Gerichte direkt vor Ort angerichtet. Der Foodtruck wird damit nicht nur zur Küche, sondern zum sichtbaren Bestandteil eurer Veranstaltung.

• 5. Nach der Veranstaltung bauen wir wieder ab

Nach der vereinbarten Cateringzeit kümmern wir uns um unseren Bereich und den Abbau. Für dich bedeutet das: Du kannst dich auf deine Gäste konzentrieren, statt während der Firmenfeier das Catering koordinieren zu müssen.

Was braucht ein Foodtruck auf dem Firmengelände?

Keine Sorge: Du musst nicht plötzlich eine komplette Restaurantküche bereitstellen. Ein paar Dinge müssen wir trotzdem vorher klären.

Genug Platz

Der Foodtruck benötigt eine geeignete Stellfläche. Dabei zählt nicht nur die reine Fahrzeuggröße. Wir brauchen außerdem ausreichend Platz zum Rangieren und Arbeiten. Vor dem Truck sollte zusätzlich genügend Raum für die Gäste vorhanden sein.

Eine vernünftige Zufahrt

Dieser Punkt wird gerne vergessen. Der schönste Stellplatz auf dem Firmengelände bringt wenig, wenn wir ihn mit dem Fahrzeug nicht erreichen können.

Problematisch können beispielsweise sein:

• sehr enge Einfahrten
• niedrige Durchfahrten
• Tiefgaragen
• Poller
• Treppen oder Absätze
• extrem enge Rangierflächen

Wenn du unsicher bist, schick uns einfach Fotos vom geplanten Stellplatz und der Zufahrt.

Strom und Wasser

Welche Anschlüsse konkret benötigt werden, hängt vom vereinbarten Cateringkonzept ab. Das stimmen wir vorher mit dir ab. Bei größeren Firmenstandorten lohnt es sich, dafür frühzeitig eure Haustechnik oder das Facility Management einzubeziehen.

Was passiert bei schlechtem Wetter?

Eine wichtige Frage – gerade beim Sommerfest. Der Foodtruck selbst ist natürlich überdacht. Eure Gäste allerdings nicht automatisch. Wenn die Veranstaltung komplett draußen stattfindet, solltest du deshalb unabhängig vom Catering einen Plan B für Regen haben.

Das können beispielsweise Pavillons, Zelte oder überdachte Aufenthaltsbereiche sein.

Auch der Boden sollte berücksichtigt werden. Eine befestigte, gut zugängliche Fläche ist deutlich unkomplizierter als eine Wiese, die nach mehreren Stunden Regen kaum noch befahrbar ist. Unser Rat: Plane schlechtes Wetter nicht erst dann, wenn die Wetter-App drei Tage vorher Regen zeigt. Ein guter Plan B nimmt enorm viel Stress aus der Veranstaltungswoche.

Wie vermeidet man lange Warteschlangen?

Das ist wahrscheinlich eine der wichtigsten Fragen überhaupt. Denn niemand möchte eine Firmenfeier organisieren, bei der die Kollegen den halben Abend in einer Schlange verbringen. Wartezeiten hängen hauptsächlich von vier Dingen ab:

• 1. Anzahl der Gäste
• 2. Zeitraum der Ausgabe
• 3. Komplexität des Menüs
• 4. Produktions- und Ausgabekapazität

Deshalb ist „Foodtruck für 300 Personen“ als Information allein noch nicht ausreichend. 300 Personen innerhalb von vier Stunden sind etwas anderes als 300 Personen innerhalb von 45 Minuten. Bei großen Veranstaltungen planen wir deshalb von der gewünschten Ausgabezeit rückwärts.

• Wie viele Gerichte müssen pro Stunde ausgegeben werden?
• Welche Speisen eignen sich dafür?
• Wo könnten Engpässe entstehen?
• Brauchen wir zusätzliche Kapazitäten?

Diese Fragen sind für uns mindestens genauso wichtig wie die eigentliche Speisekarte.

Foodtruck oder klassisches Buffet – was passt besser zur Firmenfeier?

Beides hat seine Berechtigung. Ein Foodtruck passt besonders gut, wenn du eine lockere Veranstaltung planst und möchtest, dass das Catering Teil des Erlebnisses wird.

Ein Buffet kann dagegen sinnvoller sein, wenn eine sehr große Auswahl gewünscht ist oder sich das Essen über verschiedene Komponenten und Stationen verteilen soll.

Bei größeren Firmenveranstaltungen kann auch eine Kombination funktionieren.

Zum Beispiel: Streetfood aus dem Foodtruck plus ergänzende BBQ- oder Buffetstation. Das erweitert die Auswahl und erhöht gleichzeitig die Ausgabekapazität. Wir empfehlen deshalb nicht automatisch einen Foodtruck, nur weil wir einen haben.

Wir schauen zuerst darauf, welches Cateringkonzept für eure Veranstaltung tatsächlich funktioniert.

Vegetarisch und vegan: Gehört bei Firmenfeiern einfach dazu

Bei einer privaten Feier kennst du die Vorlieben deiner Gäste vielleicht noch persönlich. Bei 150 Kollegen wird das allerdings schwieriger. Deshalb sollten vegetarische und vegane Optionen bei einer Firmenfeier von Anfang an berücksichtigt werden. Bei uns können beispielsweise Plant-Based-Burger eingeplant werden. Auch bei einem BBQ lassen sich vegetarische und vegane Komponenten integrieren.

Am besten fragst du den Bedarf bereits bei der Anmeldung zur Firmenfeier ab.

So können wir die Mengen vernünftig planen und vermeiden unnötige Lebensmittelverschwendung.

Allergien und Unverträglichkeiten vorher abfragen

Dasselbe gilt für Allergien und Unverträglichkeiten. Wenn möglich, solltest du entsprechende Anforderungen bereits vor der Veranstaltung bei deinen Gästen abfragen. Teile sie uns anschließend gesammelt mit. Dann können wir prüfen, welche Möglichkeiten es für eure Veranstaltung gibt.

Bei schweren Allergien ist eine individuelle Abstimmung besonders wichtig, da in einer professionellen Küche unterschiedliche Zutaten und Allergene verarbeitet werden.

Wie früh sollte man einen Foodtruck für die Firmenfeier buchen?

Sobald dein Termin feststeht, kannst du anfragen. Du musst dafür noch nicht wissen, ob am Ende 137 oder 146 Mitarbeiter teilnehmen. Eine ungefähre Größenordnung reicht für den Anfang. Besonders früh solltest du anfragen, wenn eure Firmenfeier:

• an einem Freitag stattfindet,
• im Sommer geplant ist,
• in die typische Weihnachtsfeier-Saison fällt,
• mehrere hundert Gäste hat oder
• besondere Anforderungen an Location oder Catering stellt.

Beliebte Veranstaltungstermine werden naturgemäß schneller vergeben. Wenn Datum und Location bereits feststehen, lohnt es sich deshalb, den Foodtruck nicht bis zum Ende der Eventplanung aufzuschieben.

Foodtruck für Firmenfeiern in Düsseldorf und NRW

Wir sind RheinCurry und kommen aus Düsseldorf. Mit unserem Foodtruck sind wir für Firmenveranstaltungen in Düsseldorf und in ganz NRW unterwegs. Bei uns gibt es kein anonymes Catering von der Stange. Unsere Burger werden vor Ort frisch gesmasht, unsere Currysoße machen wir selbst und bei unseren Zutaten arbeiten wir bewusst mit Partnern aus der Region zusammen.

Dazu gehören unter anderem unser Metzger, ein Düsseldorfer Bäcker für unsere Brioche-Buns und regionale Landwirtschaft.

Warum uns das wichtig ist?

Weil du den Unterschied am Ende schmeckst. Und weil wir finden, dass gutes Catering nicht damit beginnt, möglichst viele Gerichte auf eine Karte zu schreiben. Es beginnt mit guten Produkten und einem Konzept, das zur Veranstaltung passt.

Neben unserem Foodtruck bieten wir deshalb auch individuell zusammengestellte BBQ- und Grillbuffets an. So können wir je nach Gästezahl, Location und gewünschtem Ablauf unterschiedliche Lösungen planen.

Lohnt sich ein Foodtruck für eine Firmenfeier?

Wenn du ein unkompliziertes Catering mit lockerer Atmosphäre suchst: definitiv. Aber ein Foodtruck allein macht noch kein gutes Firmenevent. Entscheidend ist, was dahinter passiert.

• Wie viele Gäste müssen versorgt werden?
• Wie schnell müssen die Gerichte ausgegeben werden?
• Welches Menü funktioniert bei dieser Gästezahl?
• Wie sieht die Location aus?
• Und welche Lösung sorgt dafür, dass du dich am Veranstaltungstag nicht mit dem Catering beschäftigen musst?

Genau diese Fragen klären wir vorher. Damit du auf deiner Firmenfeier etwas Besseres zu tun hast, als zu zählen, wie viele Burger noch auf der Platte liegen.